Kanban

¿Qué es Kanban?

Kanban es un sistema de gestión de tareas visual, utilizado originalmente en el control de inventario del sistema pull de producción industrial.

Es una tabla llena de pestañas que muestran el estado de cada actividad y lo relacionan con lo que hay que hacer en los pasos anteriores y siguientes.

En japonés, el término kanban significa papel o letrero. En Brasil, kanban también puede llamarse gestión visual.

Creado por la empresa japonesa Toyota, el sistema kanban se ha integrado en la metodología Just in Time. Combinadas, estas dos técnicas han asegurado un mejor control del proceso de producción, reduciendo el desperdicio y los errores.

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Hoy en día, kanban también está asociado a métodos ágiles de desarrollo de software, como Scrum, que facilitan la sistematización de la demanda y su distribución entre los equipos.

Tipos Kanban

En el proceso industrial, las tarjetas se pueden dividir en tres tipos:

• Kanban de producción: son las hojas que permiten especificar la cantidad que debe producir el proceso anterior para reemplazar al utilizado.
• Retiro Kanban: son las tarjetas que especifican las cantidades a retirar con el siguiente procedimiento.
• Proveedor Kanban: Tarjetas con la identificación de lo que se debe solicitar al proveedor de los insumos, con tiempos de entrega, para garantizar la integración con el sistema justo a tiempo de fábrica.

¿Cómo funciona el sistema Kanban?

La adopción de la gestión de procesos con kanban puede ser una solución efectiva dentro de cualquier empresa. De los métodos ágiles, es el más simple de implementar y se adapta a la mayoría de las culturas corporativas.

Todo lo que necesita es una pizarra y algunos bloques de publicaciones para comenzar a organizar. Las columnas se crean en función de los procesos, por ejemplo: "Para hacer". "Hacer" y "Hecho".

Cada solicitud o agenda es un post-it y debe reenviarse a la columna de estado correspondiente. Por ejemplo, un lote de suministros llegó hoy del proveedor y debe clasificarse. Esta solicitud se completa en un post it y se inserta en la columna "To do". En el momento en que alguien toma esta función para su ejecución, la transfiere a la columna "Hacer". Cuando haya terminado, vaya a "Listo". La semana siguiente, cuando llega el nuevo lote, el post-it vuelve a la columna inicial "To Do" y así sucesivamente.

El post-it, o tarjeta, debe contener información clara y sencilla sobre la solicitud, como la fecha en que se solicitó, la persona responsable de crear esta agenda, un número de identificación o cualquier código que identifique todas las solicitudes en una base de datos. ser una simple tabla de Excel con códigos, pregunta, fecha de inicio y fecha de finalización).

Este tipo de organización de procesos facilita la comunicación entre equipos, cuando una misma tarea debe ser realizada por varios grupos en diferentes etapas. Usando el mismo ejemplo de recibir un lote de suministros, en el caso de una gran empresa, es probable que se involucren diferentes procesos, como "control de cantidad", "tienda", "catálogo", entre otras acciones. Y algunas las puede hacer el equipo de logística, otras el mayorista, etc. Usando un kanban, todos los equipos pueden ver el estado de trabajo de sus colegas y saber exactamente cuándo deben comenzar a trabajar en esa tarea.

Ventajas y desventajas de Kanban

La aplicación kanban facilita el trabajo en equipo organizando solicitudes compartidas. También permite la visualización del flujo de trabajo general del trabajo, mostrando exactamente dónde están los cuellos de botella en el trabajo, con transparencia. También trabaja en la identificación de residuos.

Es eficaz para limitar el trabajo en curso, al mostrar en la pizarra cuántas preguntas entrarán en la agenda y cuántas están en curso, ayuda al gerente a administrar los equipos y notar excesos, retrasos o errores, y corregir para evitar sobrecargar al equipo. Es decir, puede ser una medida del flujo de trabajo.

Por otro lado, si no hay disciplina entre los empleados hacia el personal, no hay forma de organizar correctamente el kanban. E incluso en el caso de procesos no lineales, que presentan inestabilidad o frecuentes solicitudes de urgencia, es más difícil organizarlos con este sistema.

Kanban electrónico

El kanban electrónico, también llamado kanban online o e-kanban, es un software de gestión visual que utiliza el mismo concepto que las tarjetas japonesas, pero totalmente virtual.