El plan de acción es una herramienta de gestión empresarial que se basa en la lista de todos los pasos necesarios para lograr un objetivo determinado. Además de dividir la tarea en fases, un buen plan de acción también predice quién completará cada tarea, en qué tiempo y con qué presupuesto.
El primer paso en el desarrollo de un plan de acción empresarial es definir claramente el objetivo a alcanzar. Este objetivo puede ser, por ejemplo, la realización de un proyecto específico, la realización de un evento u otras actividades que no forman parte del día a día común de la organización.
Desarrollar un plan de acción empresarial es esencial para una buena gestión del tiempo, los recursos y el personal. Los planes de acción aseguran que las actividades se lleven a cabo de manera organizada, logrando la meta definida con éxito, eficiencia y eficacia.
Cómo hacer un plan de acción - paso a paso
Después de definir el objetivo, la aplicación de un plan de acción se puede dividir en tres etapas:
1. Planificación
Esta es la etapa donde se construye la estructura del plan de acción. Identificará los pasos necesarios para lograr el objetivo, así como también desarrollará el cronograma, la asignación de tareas y la planificación del presupuesto.
En la etapa de diseño, se puede realizar reflexión con el equipo que estará involucrado en el proyecto para asegurar que no se pase por alto ningún detalle. La fase de diseño finaliza con la cumplimentación de la hoja de trabajo que sirve de base para la ejecución del plan de acción, según el modelo adoptado (ver algunas opciones a continuación).
2. Ejecución y seguimiento
En esta fase se pone manos a la obra el equipo encargado de realizar la actividad. El objetivo del gestor, en este caso, es velar por el cumplimiento del plan de acción, exigiendo el cumplimiento de los plazos y objetivos marcados.
Este paso también requiere una buena comunicación entre todos los participantes del proyecto. El gerente debe estar al tanto de cualquier problema que impida que el plan funcione según lo planeado para tomar las decisiones necesarias para sortear lo inesperado. La fase de ejecución finaliza al final del proyecto.
3. Cierre y análisis
A menudo pasado por alto, el último paso del plan de acción es muy importante para el crecimiento de la organización. Analizar el comportamiento del plan de acción en su aplicación práctica.
El responsable de la empresa y el equipo implicado deben aprovechar este momento para hacerse preguntas como: ¿fueron suficientes los plazos? ¿Fueron hechos? ¿Se han descuidado los pasos para lograr la meta? Esta reflexión nos permite identificar errores de planificación, que habrá que corregir en futuros ejercicios.
4. Modelos de planes de acción
No existe un modelo único para un plan de acción. El método más conocido para diseñar un plan de acción es 5W2H. Sin embargo, puede usarse junto o reemplazarse con otras herramientas.
5. Hoja de cálculo sencilla
La forma más fácil de crear un plan de acción es crear una hoja de cálculo simple para realizar un seguimiento de su proyecto. El modelo simplificado no es ideal para proyectos muy complejos, cuyas fases pueden necesitar desglosarse en subfases, pero es muy útil y fácil de entender.
La hoja de trabajo básica es una tabla que simplemente contiene las tareas necesarias para alcanzar la meta, con una fecha límite, el nombre del gerente y un espacio para actualizar el progreso, así como un espacio para comentarios.
Plantilla de plan de acción básico
| Me comprometo | Fecha | Responsable | Progreso | Comentarios |
|---|---|---|---|---|
Esta hoja de trabajo se puede adaptar de acuerdo con las necesidades del gerente. Por ejemplo, si un esquema que prioriza la comunicación entre el equipo es esencial para lograr el objetivo, puede incluir el matriz RACI, una herramienta de gestión de equipos. Si cumplir con los plazos es muy importante, el campo de fecha se puede descomponer, resaltando si la tarea está completa o vencida.
Plantilla de plan de acción 5W2H
Es una de las plantillas de planes de acción más utilizadas. 5W2H es una herramienta de gestión que desglosa las actividades respondiendo a siete preguntas sencillas. Cuando se aplica a un plan de acción, cada una de estas preguntas se encuentra en la parte superior de una hoja de trabajo, lo que le permite diseñar de manera fácil y clara su estrategia para lograr su objetivo.
Esta primera fila de la tabla debe ser rellenada con las preguntas que, en su versión en inglés, corresponden a las 5W y 2H que dan nombre al instrumento:
- ¿Qué? (¿Qué?): Esta columna enumera todos los pasos para alcanzar la meta
- ¿Cómo? (¿Por qué?): Explique la importancia de llevar a cabo esta tarea
- ¿Dónde? (¿Impreciso?): Indica dónde se realizará la acción
- ¿Cuándo? (¿Cuando?): Establece el periodo y tiempo de ejecución de la actividad
- ¿Quién? (¿Quién?): Indica quién es el responsable de la ejecución
- ¿Como que? (¿Como que?): Describe cómo se va a realizar la tarea.
- ¿Cuánto tiempo? (¿Cuanto?): muestra el presupuesto disponible
Para entender mejor cómo funciona 5W2H, hemos creado un ejemplo para organizar una cena de fin de año de empresa. El consejo fue poblado con algunas de las actividades necesarias para lograr esto.
Organización de la cena de fin de año
| ¿Qué? | ¿Cómo? | ¿Dónde? | ¿Cuándo? | ¿Quién? | ¿Como que? | ¿Cuánto tiempo? |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Enviar invitaciones a colaboradores | Todo el mundo tiene que guardar la fecha. | a | 30/10 | julia | Las invitaciones se enviarán por correo electrónico, con una solicitud de confirmación de participación. será solo uno Guardar esta fechaporque la elección del lugar depende del número de participantes | a |
| Confirmar la presencia de invitados | Es necesario saber el número de participantes para reservar la mesa y planificar el coste de la cena | a | Del 31/10 al 15/11 | julia | Las confirmaciones de participación deben recogerse por correo electrónico. Hay que reforzar la invitación a los que no han confirmado para aumentar su afiliación y evitar inscripciones de última hora | a |
| Hacer una reserva de restaurante | Muchas empresas organizan eventos a fin de año, lo que reduce la disponibilidad de mesas y necesitas asegurarte de tener un espacio agradable | En el barrio donde se encuentra la sede | hasta el 20/11 | Marcia | Visita algunos lugares del barrio para elegir el que mejor se adapte al número de comensales y al presupuesto disponible | 100 BRL por persona |
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